Файл календаря в Outlook

Глава 17  Microsoft Outlook

 
Встречи,
собрания и
события

 
Планирование
встречи

Встречи
— это
мероприятия,
для которых
резервируется
время в
календаре, на
которые
никто не
приглашается
и для которых
не
привлекаются
ресурсы,
например Методический
совет, Совет
дирекции,
Производственное
собрание. 

Имеется
возможность
установить
выдачу
напоминания
о встрече.
Также можно
установить
вид
календаря
для его
просмотра
другими
пользователями.
Для этого
время,
отведенное
для встречи,
обозначается
как занятое, свободное,
под
вопросом
или время
отсутствия
на работе.
Могут
планироваться
повторяющиеся
встречи. Для
выбора
встречи
щелкните ее.
Для открытия
встречи
дважды
щелкните
левый маркер
перемещения.
Встречи
можно
просматривать
по дням,
неделям или
месяцам. 

Выбирая
время начала
и окончания
встречи,
воспользуйтесь
средством
автодатировки:
достаточно
ввести текст,
например, "следующий
вторник" или
"полдень", и
не набирать
дату или
время. 

Можно
запланировать
встречу в
своем
календаре, а
также
получить от
других
пользователей
права на
планирование
или
изменение
встреч в их
календарях.
Встречи
также могут
быть
помечены как личные. 

Встреча,
затем
щелкните Создать
укажите на
команду Файл1. В меню


введите
описание. Тема2. В поле


определите
место
встречи. Место3. В поле

Только текст

Этот формат имеет стандартное расширение txt, которое способно воспринимать большинство приложений Windows (например, Блокнот). Кроме того, файлы в этом формате могут быть прочитаны и отредактированы в DOS-приложениях или сеансе DOS.

Выбирая данный формат, пользователь сохраняет только текстовую информацию, содержащуюся во всех полях сообщения (а не только в поле Примечание), таким образом, нетекстовая информация (рисунки, вставленные файлы, цветовое выделение и т. д.) будет утеряна.

Замечание

При сохранении элемента Outlook создается новый файл. При этом могут быть утеряны некоторые данные сообщения, но само сообщение остается в папке Входящие, и, в случае необходимости, вы можете восстановить полную информационную картину.

На рис. 17.2 отображен созданный файл, открытый приложением Блокнот (NotePad).

Используя Microsoft Office Outlook 2007 можно импортировать и экспортировать календари из Google Calendar в виде снимков календаря в формате iCalendar.

Импорт календаря из Google Calendar в Outlook

  • Войдите на Google Calendar под своим логином.
  • В левом столбце в группе календарей нажмите кнопку со стрелкой рядом с календарем, который требуется импортировать в Outlook.
  • Выберите команду Настройки календаря.

Рис.
1.16 . Добавление задачи

Раскройте список Срок (Due Date) и выберите в календаре вчерашнюю дату.
Назначение срока исполнения позволяет контролировать запланированную скорость
работы. Если к назначенному сроку задача не была помечена как выполненная, ее
текст будет отображаться красным цветом. Именно это случится с только что
добавленной задачей, которая должна была быть выполнена до вчерашнего дня.
       
3.

Щелкните на кнопке Категории (Categories).        
4.

Вам, вероятно, не понравятся категории с английскими названиями. Чтобы
добавить новую категорию, щелкните на кнопке Главный список категорий (Master
Category List), введите слово Обучение, щелкните на кнопке Добавить (Add), а
затем на кнопке ОК.        
5.

В списке открывшегося окна диалога установите флажки у тех категорий, к
которым относится добавляемая задача.        
6.

Щелкните на кнопке ОК.        
7.

В панели инструментов щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.        
8.

 В списке задач окна календаря щелкните на надписи Щелчок добавит элемент
(Click Here To Add A New Task) и введите текст Продумать дополнительные скидки
для клиентов.        
9.

Нажмите клавишу Enter. В списке появится еще одна задача, добавленная без
открытия окна новой задачи.     
10.

Примечание

Чтобы открыть бланк
новой задачи, просматривая календарь или папку задач, достаточно дважды щелкнуть
на строке Щелчок добавит элемент (Click Here To Add A New Task). Для модификации
параметров существующей задачи дважды щелкните на ее строке.

Упражнение 9.
Просмотр задач

Как и записи
календаря, задачи тоже можно просматривать в различных режимах.

Щелкните на заголовке Календарь, чтобы раскрыть список папок Outlook.
       
1.

 Выберите пункт Задачи (Tasks).        
2.

Выполните команду Вид > Текущее представление по категориям (View >
Current View > By Category).        
3.

Щелкайте на значках «плюс» в заголовках всех категорий, чтобы развернуть
списки относящихся к ним задач. Одна из задач, добавленных в предыдущем
упражнении, оказалась упомянутой трижды, так как она была отнесена сразу к трем
категориям. Категория может быть назначена не только задаче, но также и записи
любой другой папки Outlook (событию календаря, контакту и т. д.). Деление по
категориям позволяет распределить большое число записей по тематическим
подгруппам, относящимся к конкретным проектам или сферам деятельности. Чтобы
отсортировать пункты категории по одному из признаков, щелкните на заголовке
соответствующего столбца. Повторный щелчок на том же заголовке приводит к смене
порядка сортировки на обратный.        
4.

В раскрывающемся списке ячейки Состояние (Status) этой задачи выберите
пункт Завершена (Completed). Название данной задачи будет перечеркнуто в списках
всех трех категорий, как показано на рис. 1.17.        
5.

Рис.
1.17. Просмотр задач по категориям

Чтобы вернуть панель ярлыков Outlook, выберите команду Вид > Панель
Outlook.        
6.

Щелкните на ярлыке Outlook Сегодня. Вы увидите добавленные задачи ыи
события календаря в списке, приготовленном программой на сегодняшний день.
       
7.

Контрольное
упражнение

Инструменты Outlook
достаточно просты, но они предоставляют огромное количество разнообразных
возможностей работы. Это контрольное упражнение поможет перейти к
самостоятельному изучению тех компонентов и режимов, которые не были упомянуты в
упражнениях занятия.  Откройте календарь.

Добавьте в список праздники и дни рождения друзей, назначив их событиями
с периодичностью в один год.        
1.

Добавьте две новые категории: Праздник и День рождения. Назначьте каждому
из введенных событий одну из этих категорий.        
2.

Измените режим просмотра календаря так, чтобы в бланке отображалось
расписание трех последовательных дней следующей недели.        
3.

    • Как включить указанный режим просмотра?
  • Как включить указанный режим просмотра?

 В поле отображения задач в окне календаря выберите режим вывода всех :
(в том числе выполненных) задач. *        
5.

    •   Как изменить режим списка задач в
      календаре?
  •   Как изменить режим списка задач в
    календаре?

 Верните всем задачам статус невыполненных.        
6.

Перейдите в календаре к отображению бланка текущего дня.        
7.

    •   Как быстро перейти к бланку текущего
      дня?
  •   Как быстро перейти к бланку текущего
    дня?

 Ответы
на вопросы контрольных упражнений

Контрольный
вопрос 3

Как включить
указанный режим просмотра?

В области календаря
по месяцам поместите указатель на один из дней, нажмите кнопку мыши и протащите
указатель по трем соседним числам.

 Контрольный
вопрос 5

Как изменить режим
списка задач в календаре?

Щелкните в области
списка задач правой кнопкой мыши и выберите один из пунктов подменю
Представление панели задач (TaskPad View) контекстного меню.

 Контрольный
вопрос 7

Как быстро перейти
к бланку текущего дня? Щелкните на кнопке Сегодня панели инструментов календаря.

Вверх

 Outlook
предлагает множество инструментов управления большим списком контактов —
записей, содержащих информацию о ваших знакомых и коллегах. Опираясь на
библиотеку контактов, можно быстро отправлять адресатам электронные сообщения,
планировать совещания, выполнять необходимые телефонные звонки и многие другие
действия, часть из которых рассматривается на этом занятии:

        
· создание контакта;

        
·редактирование контакта;

        
·список рассылки;

        
·планирование совещания;

        
·дневник;

        
·телефонный звонок.

Контакт — это имя,
фамилия, адрес, телефон и другая информация о человеке, с которым вы часто
связываетесь тем или иным образом. В список участников контакта могут входить
коллеги по работе, клиенты, организации, с которыми вам приходится
взаимодействовать, необходимые справочные службы. Имея электронную базу данных
контактов Outlook, вы получаете возможность быстрого поиска и сортировки
информации по любому параметру.

2.1. Список контактов

В Outlook
информация о людях и организациях хранится в папке Контакты (Contacts).
Предполагается, что сейчас эта папка пуста. Поэтому, прежде чем выполнять те или
иные операции, нужно добавить несколько контактов и научиться корректировать
введенные данные.  

Упражнение 1. Добавление контакта

Чтобы добавить
новый контакт, выполните следующие шаги.

Запустите Outlook.        
1.

Выберите в панели ярлыков Outlook значок Контакты (Contacts).        
2.

В панели инструментов щелкните на кнопке Создать. Откроется окно бланка
контакта, показанное на рис. 2.1. Оно имеет пять вкладок:        
3.

    • Общие (General) — содержит поля для ввода
      часто используемой информации: имени, адреса, названия компании,
      телефонов, электронного адреса и заметок;
    • Подробности (Details) — позволяет вводить
      дополнительные данные о человеке, например отдел компании, профессию,
      сокращенное имя, дату рождения и т. п;
    •  Действия (Activities) — представляет
      собой журнал операций, выполнявшихся с использованием данного контакта.
      Сюда записываются факты отправки и получения электронных сообщений и
      писем, телефонные звонки;
    •  Сертификаты (Certificates) — хранит
      сертификаты безопасности (цифровые идентификаторы), позволяющие
      расшифровывать электронные сообщения, поступающие от человека,
      описанного в данном контакте;
    • Все поля (All Fields) — позволяет увидеть
      все поля контакта. С помощью этой вкладки можно изменить любую
      информацию, связанную с контактом, например цвет заметок, записываемых
      со ссылкой на этот контакт. Здесь же можно ввести дополнительные данные,
      такие как имена детей или список увлечений.
  • Общие (General) — содержит поля для ввода
    часто используемой информации: имени, адреса, названия компании,
    телефонов, электронного адреса и заметок;
  • Подробности (Details) — позволяет вводить
    дополнительные данные о человеке, например отдел компании, профессию,
    сокращенное имя, дату рождения и т. п;
  •  Действия (Activities) — представляет
    собой журнал операций, выполнявшихся с использованием данного контакта.
    Сюда записываются факты отправки и получения электронных сообщений и
    писем, телефонные звонки;
  •  Сертификаты (Certificates) — хранит
    сертификаты безопасности (цифровые идентификаторы), позволяющие
    расшифровывать электронные сообщения, поступающие от человека,
    описанного в данном контакте;
  • Все поля (All Fields) — позволяет увидеть
    все поля контакта. С помощью этой вкладки можно изменить любую
    информацию, связанную с контактом, например цвет заметок, записываемых
    со ссылкой на этот контакт. Здесь же можно ввести дополнительные данные,
    такие как имена детей или список увлечений.

To open an iCal file in Outlook:

Совместное использование календарей с помощью учетной записи сервера Microsoft Exchange Server

Сервер Microsoft Exchange Server поддерживает совместное использование календарей с другими пользователями, имеющими учетные записи Exchange. Календари могут просматривать только пользователи, которым владелец календаря предоставил разрешения. Если пользователь, календарь которого нужно просмотреть, не предоставил разрешение на просмотр, в Outlook выводится предложение запросить у него разрешение.

После первого просмотра общего календаря ссылка на него будет добавлена в список Общие календари в области навигации, где его можно будет просматривать позже.

Совместное использование календаря с другими пользователями Exchange

  1. Если данные экспортируются в уже существующий PST-файл, в разделе Настройка укажите, что следует делать, если экспортируемые элементы уже содержатся в этом файле.
  2. Нажмите кнопку Готово.

PRODID:< [укажите здесь данные ID] >

(здесь находятся остальные данные заголовка)

BEGIN:VEVENT

(данные мероприятия)

Перейдите во вкладку «Задачи», выделите задачи, которые хотите импортировать, и нажмите кнопку «Импорт и экспорт» в главном меню Outlook.

Если в списке нет этой команды, добавьте её через «Настройки панели быстрого доступа», выбрав в пункте «Другие команды».


  1. Нажмите кнопку Готово.

Вариант 2. Использование существующего профиля

  1. Запустите приложение Outlook.

  2. Откройте вкладку Файл.

  3. В разделе Сведения об учетной записи нажмите кнопку Добавление учетной записи.

  4. Чтобы добавить учетную запись электронной почты, следуйте инструкциям на экране.


 ПРИМЕЧАНИЕ.    Полные сведения о добавлении учетных записей см. в статье Добавление или удаление учетной записи электронной почты.


После добавления учетной записи в диалоговом окне Добавить новую учетную запись появится надпись Поздравляем!.


  1. В нижней части диалогового окна установите флажок Настроить параметры вручную и нажмите кнопку Далее.

  2. В разделе Доставлять новые сообщения: выберите пункт В существующий файл данных Outlook.

  3. Нажмите кнопку Обзор.

  4. Щелкните перемещенный файл данных Outlook (PST-файл) и нажмите кнопку ОК.

  5. Нажмите кнопку Далее, а затем — кнопку Готово.

Перемещение других файлов Outlook


В зависимости от того, как используется приложение Outlook, может потребоваться перенос дополнительных файлов. Эти файлы перечислены ниже.


  • Список автозавершения    Автозавершение — это функция в приложениях Outlook 2010 и Outlook 2007, которая предлагает варианты имен и адресов электронной почты при их вводе в полях Кому,Копия и СК. Предлагаемые варианты извлекаются из списка имен и адресов электронной почты из отправленных ранее сообщений электронной почты. Сведения о перемещении этого списка см. в статье Импорт списка автозавершения с другого компьютера.


 ПРИМЕЧАНИЕ.    В Outlook 2010 список автозавершения больше не хранится в файле с расширением NK2. Элементы списка автозавершения теперь сохраняются в почтовом ящике сервера Microsoft Exchange Server или в файле данных Outlook (PST-файле) для учетной записи. Однако если требуется скопировать список автозавершения (NK2-файл) с другого компьютера, на котором использовались учетные записи POP3, нужно импортировать этот файл на новый компьютер. Дополнительные сведения см. в статье Импорт списка автозавершения с другого компьютера или в видеоролике Видео: импорт элементов списка автозавершения.


  • Подписи    В отправляемые сообщения можно добавлять личные подписи. Эти подписи можно перенести на другой компьютер. Сведения о перемещении подписей см. в статье Копирование подписей электронных сообщений на другой компьютер.
  • Бланки    Сведения о перемещении бланков со старого компьютера на новый см. в статьеКопирование бланков на другой компьютер.

  • Списки фильтра нежелательной почты    Элементы списков Надежные отправители, Надежные получатели и Заблокированные отправители можно экспортировать со старого компьютера и импортировать на новый. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт адресов из списков фильтра нежелательной почты.

  • Правила Правила хранятся в почтовом ящике учетной записи Exchange Server или PST-файле для других учетных записей, поэтому их не нужно вручную переносить с одного компьютера на другой. В случае возникновения проблемы правила можно экспортировать и импортировать вручную. Дополнительные сведения см. в статье Импорт и экспорт набора правил.

Наверх