» » Плагин Potolook для Microsoft Outlook

Плагин Potolook для Microsoft Outlook

Обзор Potolook - плагина для Microsoft Outlook

Зачем почтовому клиенту еще что-нибудь нужно? Резонный вопрос. Вполне самодостаточный, кроме работы с почтой является еще и органайзером. Функций достаточно, всеми вряд ли кто и пользуется, в основном - самыми необходимыми. И тут - еще одна надстройка, дополнение к уже отлаженной функциональности. Может, зря такие плагины разрабатывают? Насколько вообще они, плагины, целесообразны, что они дают такого, что с ними становится работать удобнее? И что, в частности, дает почтовому клиенту плагин Potolook?


Каталог наиболее частых ответов
Плагин Potolook для организаций

Если в вашей компании есть отделы, работающие в режиме поддержки клиентов (пользователей) по электронной почте, то наверняка возникала проблема составления и отправки одинаковых ответов разным получателям. Плагин Potolook позволяет создать базу данных стандартных ответов и предоставляет вашим сотрудникам быстро выбрать нужный ответ для отправки его по электронной почте. При использовании сервера Microsoft Exchange Server подобные каталоги можно использовать во всей организации, что на порядок повысит эффективность работы служб поддержки. Читать более подробно.
 

Стандартные шаблоны писем
Плагин Potolook для пользователей

Используя шаблоны значительно удобнее и быстрее создавать письма и работать с почтой - вам не нужно каждый раз здороваться с собеседником, цитировать исходное письмо, удалять "подвал" и подписываться - все это сделает плагин Potolook автоматически! Помимо этого HTML шаблоны дают возможность создания привлекательных почтовых сообщений в Microsoft Outlook, а поддержка в шаблонах языка JScript поможет автоматизировать многие задачи.
 

Автоматический выбор учетной записи
Плагин Potolook для пользователей

Если вы используете несколько учетных записей для отправки почты, то наверняка возникали ситуации, когда вы забывали указать нужную и письмо отправлялось с личного ящика. Используя плагин Potolook вы можете задавать учетную запись для исходящих писем писем в каждой папке из которой вы отвечаете. Подробнее об автоматическом выборе учетной записи.
 

Массовая рассылка писем по клиентам компании
Плагин Potolook для организаций

Для осуществления рассылки писем по базе всех ваших клиентов предназначен модуль массовой рассылки. Зачастую секретари рассылают почту добавляя всех адресатов в поле Кому (в лучшем случае в поле Слепая копия), при этом серьезно нарушается конфиденциальность и некоторые клиенты по праву требуют исключить их из этой рассылки. Плагин Potolook позволяет рассылать персональные письма каждому клиенту, а также предоставляет возможность использовать в письме макросы - имя получателя, EMail и др. При правильном ведении контактов можно составить HTML шаблон письма, в котором можно даже поприветствовать клиента по имени! Читать более подробно.
 
Плагин Potolook для пользователей

Массовая персонализированная отправка писем сразу всем вашим друзьям или коллегам. Возможно использование макросов для вставки в текст письма личного обращения. Читать более подробно.
 

Как автоматически сохранить вложения
Плагин Potolook для пользователей

Как известно в стандартном Microsoft Outlook нет возможности удобно сохранять вложения с помощью правил обработки. Плагин Potolook решает эту задачу и позволяет не только сохранять вложения по определенным условиям (через стандартные правила Microsoft Outlook), но и выполнять дополнительные действия по обработке вложений. Например, с помощью языка JScript вы можете изменить имя файла по формуле, поместить вложение в базу данных и тд. Подробнее об автоматическом сохранении вложений в Outlook.
 
Плагин Potolook для пользователей

Добавляйте к письму любые вложения не заботясь об их размере. После нажатия Shift+F2 все вложения в текущем письме заархивируются выбранным вами архиватором. Если процент сжатия будет не слишком хорош, то сжатия не произойдет. Сжимать письма можно автоматически (используя правила) или вручную по горячей клавише. Читать более подробно.
 

Стандартные шаблоны писем для всех сотрудников
Плагин Potolook для организаций

Неотемлемой частью корпоративной этики является оформление внешних писем. Зачастую именно по оформлению ваших писем клиент судит об уровне профессионализма компании. Плагин Potolook дает возможность использовать единый шаблон ответа для всех сотрудников. Теперь не нужно настраивать подписи на каждом рабочем месте и следить за оформлением внешних писем! Попутно решается множество проблем с поддержкой такого решения: данные шаблона легко изменить сразу для всех сотрудников компании; большинство информации об отправителе можно получить из Active Directory автоматически; заполнение полей копии и др.
 
Плагин Potolook для пользователей

Теперь не нужно сохранять все вложения в отдельной папке и пользоваться дополнительной программой-вьювером, просматривайте их прямо в Outlook! Помимо всех известных графических форматов поддерживается просмотр заголовков почтовых сообщений, текстовых и офисных файлов. Прочитать подробнее.
* Только для Windows XP и выше.
* Только для Microsoft Outlook 2003 и XP.
 

Подсветка почтовых сообщений
Плагин Potolook для пользователей

Выделение цитат позволяет быстрее ориентироваться в больших письмах. Теперь вы не пропустите ни одного слова исходного сообщения. Вы можете сами создавать темы подсветок и выделять произвольные блоки текста. С подсветкой можно намного быстрее справляться с входящей почтой!
* Только для Microsoft Outlook 2003 и XP.
 

Каталог наиболее частых ответов

Стандартные шаблоны писем

Используя шаблоны значительно удобнее и быстрее создавать письма и работать с почтой - вам не нужно каждый раз здороваться с собеседником, цитировать исходное письмо, удалять "подвал" и подписываться - все это сделает плагин Potolook автоматически! Помимо этого HTML шаблоны дают возможность создания привлекательных почтовых сообщений в Microsoft Outlook, а поддержка в шаблонах языка JScript поможет автоматизировать многие задачи.

Автоматический выбор учетной записи

Данный плагин (рис. 3) обеспечивает печать входящей и исходящей корреспонденции с вложениями даже без их открытия, в автоматическом либо ручном режиме, причем настройки позволяют печатать как сообщение вместе с вложением, так и то и другое по отдельности. Не будет проблем даже с печатью ZIP- и RAR-архивов — программа самостоятельно распакует вложенные файлы перед печатью. В Outlook тоже предусмотрена возможность автоматической печати сообщений через правила, да и распечатанные при помощи Print Tools сообщения выглядят точно так же, как и при печати стандартными средствами Outlook. Однако в почтовом клиенте Microsoft для печати письма со списком вложений требуется сменить формат письма с HTML на RTF или TXT, иначе список вложений не будет отображен в заголовке письма. К тому же возможности автоматической печати корреспонденции ограничены — например нельзя задать или запретить печать конкретных типов файлов, печатать вложение отдельно от письма и т.п.

Настройка автоматической печати сообщений средствами Print Tools

Рис. 3. Настройка автоматической печати сообщений средствами Print Tools

Автоматический анализ сообщений

Если вам приходится регулярно просматривать и анализировать большие объемы информации, например в виде сообщений из новостных или тематических рассылок, на предмет отбора лишь тех писем, которые могут представлять для вас интерес, то разумнее не просматривать все поступившие сообщения вручную, а воспользоваться специализированным бесплатным плагином Advanced Folders Watch (; 1,6 Мбайт). Он предназначен для мониторинга личной электронной корреспонденции и общих папок на сервере Microsoft Exchange и поможет сэкономить немало времени (рис. 4). Ему можно поручить наблюдение за заданными группами папок с уведомлением пользователя о поступлении новых сообщений, соответствующих заданным критериям отбора. Оповещение может быть двух видов: сообщения в конкретной папке со ссылками на найденные сообщения и их текст или сообщения во всплывающем окне; данные методы оповещения можно сочетать. Правда, требуется предварительно настроить плагин, выбрав папки с корреспонденцией, определив ключевые слова, по которым будет осуществляться поиск (а при желании и слова, которые должны быть исключены из поиска), и указав вариант оповещения. В целом это нетрудно, так как процесс настройки управляется мастером, но крайне важно удачно подобрать и обязательно протестировать настройки, поскольку от этого будут зависеть результаты работы фильтра.

Автоматический анализ сообщений при помощи Advanced Folders Watch

Рис. 4. Автоматический анализ сообщений
при помощи Advanced Folders Watch

Управление вложенными файлами

Извлечение вложений

Если вы регулярно получаете множество писем с вложениями, то можете сэкономить немало времени, автоматизировав процесс извлечения вложений из сообщений с последующим автоматическим сохранением их на диске. Для решения этой задачи подойдет плагин Attachments Processor (; 2,5 Мбайт; 700 руб.) либо специальный встроенный модуль уже упоминавшегося плагина Potolook. Их применение обеспечит удобный доступ к вложениям (не требуется каждый раз открывать сообщения, можно производить поиск нужных вложений на основании их содержания) и позволит снизить риск утечки или потери важной информации (поскольку файлы на диске несложно защитить паролями, разместить в секретных папках и т.п.). А с помощью Attachments Processor дополнительно удастся еще и сократить размер почтовой базы за счет сжатия папок после извлечения из них вложенных документов.

Программа Attachments Processor (рис. 5) извлекает вложения (все или только удовлетворяющие определенным условиям) из входящих сообщений, после чего, в зависимости от настроек, вложения удаляются из сообщений, в сообщениях создаются ссылки на соответствующие файлы или к ним добавляются текстовые файлы с описанием сохраненных вложений. При этом пользователь всегда может полностью восстановить сообщение для пересылки его другому лицу. Извлеченные документы сохраняются на жестком диске, причем не в одной, а в разных папках. Выбор конкретной папки для сохранения определяется заданными пользователем правилами и зависит от имени папки, в которой находится письмо, имени или адреса отправителя письма, темы сообщения и т.д. Процесс извлечения вложений выполняется в ручном режиме или автоматически. Ручная обработка позволяет извлекать вложенные файлы из ранее полученных электронных писем, а автоматическая предназначена для обработки вновь поступающей корреспонденции. Возможно проведение обработки по расписанию, что удобно, если электронные письма хранятся в общих папках Microsoft Exchange Server. Кроме того, в программе предусмотрена функция сжатия почтовой базы для уменьшения ее размера, так как при удалении вложений из писем размер почтовой базы не уменьшается.

Настройка сохранения извлеченных вложений в среде Attachments Processor

Рис. 5. Настройка сохранения извлеченных вложений
в среде Attachments Processor

Potolook (рис. 6) также умеет автоматически извлекать вложения из полученных сообщений и сохраняет их в различных (определяемых адресом отправителя) папках, что реализуется через систему правил. При желании возможна и более сложная сортировка вложений, когда вложенные документы от одного и того же адресата могут попадать не в одну, а в разные папки в зависимости, например, от даты, указанной в теме письма, даты получения письма и т.п. Однако это реализуется уже только посредством написания скрипта на языке JScript, который и будет обрабатывать входящие сообщения.

Создание правила для автоматического извлечения вложений плагином Potolook

Рис. 6. Создание правила для автоматического извлечения
вложений плагином Potolook

Архивирование/разархивирование

Вложения можно не только извлекать из писем, но и архивировать, что умеют делать Attachments Zip Compressor (ныне входит в состав комплексного решения Attachments Processor) и один из встроенных модулей Potolook, правда выполняют эту операцию они совершенно по-разному. Первый из них должен заинтересовать пользователей, регулярно отправляющих и получающих по почте большие файлы, так как он избавит их от утомительной необходимости выполнять операции архивирования/разархивирования вручную. Второй поможет автоматизировать процесс архивирования отправляемых вложений и будет полезен для глобального архивирования вложенных файлов во всей почтовой базе или в ее части с целью уменьшения размера базы. Стоит иметь в виду, что для работы обоих решений используемые ими архиваторы должны быть предварительно установлены.

Attachments Zip Compressor (рис. 7) предназначен для автоматической упаковки вложенных файлов в ZIP-архив в папке «Исходящие» и автоматической разархивации вложений в папке «Входящие», причем программа может самостоятельно решать (в зависимости от настроек), какие файлы стоит заархивировать, а какие — нет. Например, архивироваться могут все входящие вложения, или только вложения определенных типов, или те, что имеют размер, превышающий некоторую фиксированную величину, и т.п. Особенности архивирования также можно регулировать, поскольку наряду с обычными архивами Attachments Zip Compressor умеет создавать самораспаковывающиеся архивы и, при необходимости, защищать архивы паролем.

Настройка параметров архивации вложений с помощью Attachments Zip Compressor

* Поставка в электронном виде осуществляется в течение 3-х рабочих дней (максимум) после подтверждения оплаты (при онлайн-оплате срок поставки составляет от 20 минут).

Или такой пример (он описан в документации и может служить пособием для создания собственных шаблонов). В плагине есть модуль для ручного выбора шаблона при подготовке письма. Но эту работу можно автоматизировать, если в секцию инициализации шаблона добавить небольшой скрипт:

Этот скрипт позволяет делать выбор шаблона в зависимости от домена отправителя. Но его можно расширить и реализовать выбор шаблона в зависимости от различных условий.

Плагин Potolook для пользователей

Добавляйте к письму любые вложения не заботясь об их размере. После нажатия Shift+F2 все вложения в текущем письме заархивируются выбранным вами архиватором. Если процент сжатия будет не слишком хорош, то сжатия не произойдет. Сжимать письма можно автоматически (используя правила) или вручную по горячей клавише. Читать более подробно.

Стандартные шаблоны писем для всех сотрудников

Плагин Potolook включает в себя мощное скриптовое ядро с большим количеством дополнительных функций с помощью которых можно эффективно обрабатывать входящую корреспонденцию автоматически. На основе Potolook были разработаны разнообразные роботы-автоответчики, системы распределения нагрузки для служб поддержки, системы ведения статистики и архивирования электронной почты.

Вставка вложения из буфера обмена

Допустим вы скопировали большой текст в буфер обмена.. Как теперь вставить в текущее письмо в виде текстового вложения? Используйте клавишу Alt+Insert, введите имя файла и вложение будет в письме!

Personal Folders Backup (рис. 16) — это бесплатный плагин от компании Microsoft, позволяющий создавать точную копию файла данных PST, копировать резервную копию на локальный или сетевой диск и задавать промежуток времени, через который в Outlook должно отображаться напоминание о необходимости создания следующей резервной копии файла. Технология применения надстройки очень проста: достаточно выбрать в меню «Файл» опцию Backup, определить папку для хранения и имя резервной копии, а потом сохранить или восстановить файлы. По сравнению со встроенными возможностями Outlook у резервирования с помощью Personal Folders Backup два плюса: с одной стороны, не требуется отвечать на многочисленные вопросы мастера (в итоге процедура выполняется быстрее), а с другой — система напоминаний не позволит забыть о резервировании.

Подготовка к резервированию посредством Personal Folders Backup

Рис. 16. Подготовка к резервированию посредством
Personal Folders Backup

Архивация

Еще одной проблемой при работе с почтовой базой является то, что по мере создания и получения новых элементов она стремительно разрастается, что усложняет выполнение различных операций. Поэтому в Outlook предлагается либо удаление старых почтовых элементов (то есть элементов, достигших заданного возраста), либо их перемещение в архивный файл. При перемещении всех старых данных общий объем почтовых файлов (рабочего и архивного) не уменьшается, так как элементы просто перераспределяются, а значит, сложность работы с данными из-за их большого объема сохраняется. Поэтому встроенная функция автоархивации удобна только при удалении устаревших элементов, а при необходимости хранения таких данных (особенно если объем базы велик и в ней периодически приходится что-нибудь искать) разумнее прибегнуть к архивации при помощи плагина HTML E-mail Archiver (; 3,5 Мбайт; 1400 руб.).

Он позволяет сохранять все папки Microsoft Outlook в форматах HTML и CHM, оставляя в неизменном виде структуру папок (рис. 17). Формат HTML не зависит от платформы, поэтому оптимален для хранения архива, если работать с архивными данными предполагается на компьютере под управлением не только Windows, но и UNIX/Linux, а также на мобильных устройствах (на КПК или на мобильном телефоне). Если же поддержка разных платформ не требуется, то лучше архивировать в формате CHM, так как данные в нем сохраняются со сжатием, благодаря чему размер архивных файлов существенно сокращается. Кроме того, CHM-архив имеет инструмент для поиска информации, что актуально при больших объемах данных.

Различные варианты представления архивов, созданных с помощью программы HTML E-mail Archiver

Рис. 17. Различные варианты представления архивов, созданных
с помощью программы HTML E-mail Archiver

КомпьютерПресс 4'2007

Наверх