» » Модуль Библиотека документов

Модуль Библиотека документов

"Принципы систематизации информации в библиотеках Основы информационной культуры. Модуль «Библиотека как информационно-поисковая система» ЛАНГЕПАССКОЕ ГОРОДСКОЕ.". Скачать бесплатно и без регистрации.

1
Принципы систематизации информации в библиотеках Основы информационной культуры. Модуль «Библиотека как информационно-поисковая система» ЛАНГЕПАССКОЕ ГОРОДСКОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА 5»

Извлечение и возврат документов


Если вы настроили библиотеку документов так, чтобы требовался запрос на извлечение, Office 2007 реализует диалог извлечения в виде сообщений, таких, например, как на экране 2. Такое сообщение появляется, когда вы открываете документ из библиотеки. Кроме того, вы увидите команды, которые производят извлечение и возврат в меню Server и на панели документов, как показано на экране 3.

Экран 3. Команда извлечения Check Out в панели документа


Настоятельно рекомендуется запрашивать извлечение из библиотеки документов, которая используется не только для чтения. Чтобы это сделать, откройте Document Library Settings, щелкните по ссылке Versioning Settings, затем внизу этой страницы нажмите Yes в разделе Require Check Out. Когда проверка затребована, пользователи, сохраняющие документы в библиотеке, должны вернуть в нее документ до того, как он станет видимым для других пользователей. Пользователь с разрешением Override Check Out (имеющимся на уровне разрешений Design) может вернуть документ, который был извлечен другим пользователем.


На экране 2 можно увидеть параметр Use my local drafts folder, который активирован по умолчанию. Когда кто-либо использует приложение Office 2007 для извлечения документа из библиотеки документов SharePoint, документ сохраняется в папку SharePoint Drafts в папке Documents (папка My Documents в XP). Пользователь может работать с документом без доступа к Internet, а когда он вернет документ, последний загружается на сервер SharePoint.


Также можно работать без доступа к Internet, используя Outlook для размещения в кэш-памяти библиотеки документов. Outlook больше всего подходит для работы со сложными документами вне Internet из библиотек, предназначенных только для чтения, хотя Outlook поддерживает и редактирование документов. Для получения более детальной информации по этому вопросу см. Integrating SharePoint и Microsoft Office 2007 (www.officesharepointpro.com/content/87/Integrating-SharePoint-and-Microsoft-Office-2007.aspx).

Использование шаблонов для создания документов


Для создания нового документа в библиотеке документов нужно предусмотреть один или более шаблонов для соответствующих документов. SharePoint предлагает незаполненные шаблоны для документов стандартных приложений Office, если создается библиотека документов. Можно приобрести и изготовленные по заказу шаблоны для определенных библиотек, но требуется выдержать следующую схему: создать библиотеку шаблонов, сформировать содержимое шаблонов и увязать содержание с библиотекой. Вот подробное изложение действий:


  1. Создайте библиотеку документов, где будут храниться шаблоны. Пользователям, которые будут создавать и видоизменять шаблоны, потребуется на это разрешение Contribute, а тем, кто будет создавать документы, основанные на шаблонах, понадобится просто разрешение Read.


  2. Загрузите шаблоны в библиотеку.


  3. Далее создайте типы контента. Идеальный вариант — это создавать типы содержания на самом верхнем сайте в коллекции сайтов.


  4. Щелкните Site Content Types, затем Create.


  5. Напечатайте имя типа содержания. В появившемся списке Select parent content type выберите Document Content Types.


  6. В появившемся списке Parent Content Type выберите Document.


  7. При желании можно выбрать и создать группы типов содержания. Это поможет организовать и указывать типы содержания.


  8. Нажмите OK.


  9. Щелкните Advanced Settings.


  10. В разделе Document Template введите URL к шаблону, затем нажмите OK.


Создайте библиотеку документов, где будут храниться шаблоны. Пользователям, которые будут создавать и видоизменять шаблоны, потребуется на это разрешение Contribute, а тем, кто будет создавать документы, основанные на шаблонах, понадобится просто разрешение Read.

Подробнее о создании типов и библиотек документов можно прочесть в статье.

Наследование типов документов

При добавлении нового документа заполняются поля:

  • название;
  • краткое описание;
  • полное описание;
  • прикрепляемый файл.

Смотрите также

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\WebClient\Parameters] "UseBasicAuth"=dword:00000001

Для Windows 7, Vista, Windows 2008 Server нужно изменить значение параметра или создать запись в реестре:

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\WebClient\Parameters]

"BasicAuthLevel"=dword:00000002

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\WebClient\Parameters]

"BasicAuthLevel"=dword:00000002

Во-вторых, необходимо перезапустить службу Веб-клиент (WebClient).

Перезапуск службы Веб-клиент

Для перезапуска перейдите: Пуск > Панель управления > Администрирование > Службы. Откроется диалог Службы:

Нажмите на рисунок, чтобы увеличить

Найдите в общем списке служб строку Веб-клиент (WebClient), перезапустите (запустите). Чтобы служба запускалась в дальнейшем при старте ОС, необходимо в свойствах службы установить значение параметра Тип запуска в Авто:

Библиотека документов

Библиотека документов



Система управления документами позволяет организовать на портале специальный раздел для коллективной работы над документами - «Все документы». Раздел может включать множество папок документов для различных рабочих групп и отдельных пользователей. В папках работает мгновенный поиск по файлам и содержимому. При работе с документами можно использовать бизнес-процессы. Весь раздел с общими документами или отдельная папка подключается как сетевой диск.




Библиотека документов позволяет организовать коллективный доступ к офисным документам, хранящимся на сервере, с возможностью редактировать их, сохранять изменения, вести историю версий в системе документооборота, работать с файлами в браузере и через проводник.

Общие документы

Доступ к общим документам





В разделе «Все документы» выводятся ссылки на все библиотеки документов, доступ к которым имеет сотрудник компании: личные документы пользователя; персональные документы других сотрудников; страницы раздела «Документы» и документы групп интранета и экстранета.

Чтобы получить доступ сразу ко всем доступным вам библиотекам документов корпоративного портала и работать с ними, как с обычными папками и документами, подключите эту страницу как сетевой диск.

Общие файлы


Все общие документы сотрудников и рабочих групп доступны в специальных папках библиотеки документов на портале: «

. Это очень удобно для выкладывания на портал общедоступных документов, презентаций, видео и других данных.


Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к которым имеет доступ: все свои документы, документы коллег, документы групп интранета и экстранета. Подключив раздел «Документы» как

, сотрудник может работать с доступными ему документами на портале, как с обычными папками и документами на своем компьютере.


Папка «Файлы» в профайле у каждого пользователя портала становится действительно его персональным разделом - коллеги не имеют к нему доступа. В результате, сотрудник может размещать в своей папке какие-то приватные документы, не опасаясь их огласки. Но, наряду с этим, у сотрудника имеется возможность

и целые папки для общего доступа.


В каждой рабочей группе на портале - точно такой же подход к организации доступа к файлам. В библиотеке документов группы могут

Скриншот 3. Добавление документа

Стоимость от 29500 руб.

Срок установки – 5 дней

2. Расширенная версия библиотеки

Может включать дополнительно:

  1. систему управления «1С-Битрикс: Управление сайтом-Стандарт»
  2. специально разработанный дизайн;
  3. алфавитный каталог книг;
  4. ключевые слова для поиска документов с близкой тематикой;
  5. форумы, блоги, опросы;
  6. вывод Новинок, Топ книг;
  7. поиск внутри текстов документов (.pdf, doc, .txt, .xls) с помощью Яндекс-поиска;
  8. статистика;
  9. выдача бумажных книг, учет читателей, возврат книг.

Набор элементов определяется в зависимости от задач библиотеки.

Дополнительно о модуле «Электронная библиотека»

Приглашаем Вас ознакомиться с Презентацией модуля "Электронная библиотека" в PowerPoint.

Обращаем внимание, что презентация дает только общее представление о модуле, она не является подробной и может отличаться от демонстрационных и рабочих версий модуля.

.www.megaprosoft.ruДля подробного знакомства с работой модуля в демонстрационном режиме приглашаем Вас посетить сайт технической поддержки АИБС «МегаПро» -

Перейти в раздел Цены нашего сайта.

Наверх